جلسات کاری نقش بسیار مهمی در پیشرفت یک کسب و کار دارند. امروزه حدود بیست و پنج تا پنجاه درصد فعالیت های مدیریت در جلسات کاری انجام می‌گیرد. با توجه به این آمار، برگزاری جلسات موثر از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است زیرا می‌تواند ضامن پیشرفت و رشد کسب و کار باشد. جلسات در شرایطی ممکن است که بسیار حوصله سربر و بدون فایده باشند. هنگامی که افراد خسته هستند، هنگامی که تنش و استرس در جلسات وجود دارد، هنگامی که جلسات به صورت کاملاً خشک برگزار می‌شوند و … نمی‌توان انتظار داشت که بازدهی جلسات تا حد بسیار زیادی بالا برود.
برای برگزاری جلسات موثر راهکار ها و روش هایی وجود دارند که می‌توانند به ما کمک کننده باشند. شما به عنوان یک مدیر اگر می‌خواهید تاثیرگذاری سخنان خود در جلسه را بالا ببرید، باید حتما از این راهکار ها و روش ها استفاده کنید. توجه کنید که این روش ها اصلا سخت و پیچیده نیستند. هر اقدامی که باعث ایجاد حس خوب و صمیمیت میان افراد شود، می‌تواند در زمینه برگزاری جلسات موثر به شما کمک کند. به هر حال اگر شما کنجکاو هستید تا بدانید چگونه می‌توانید جلسات موثرتری برگزار کنید، به شما پیشنهاد می‌کنیم که حتما ما را تا انتهای این محتوا همراهی کنید.
چگونه می‌توان جلسات موثرتری برگزار کرد؟
- برنامه ریزی داشته باشید
- اگر برگزاری جلسه ضرورتی ندارد، آن را لغو کنید
- به استراحت کارمندان دقت داشته باشید
- المان های پرت کننده حواس را از بین ببرید
- در جلسات خود به صلاح جمع فکر کنید
- تا آنجا که می‌شود جلسات را کوتاه برگزار کنید
- یک مکان مناسب برای برگزاری جلسات انتخاب کنید
- مکالمه داشته باشید
- از تکنولوژی بهره ببرید تا به برگزاری جلسات موثر بپردازید
- منحرف نشوید
- زبان بدن یکی از ابزارهای اصلی برای برگزاری جلسات موثر می‌باشد
- جمع بندی کنید
- هدف گذاری داشته باشید
- جو دوستانه ایجاد کنید
- نقاط مثبت کسب و کار و موفقیت ها را بیان کنید
- شوخ طبعی را فراموش نکنید
- نظم را فراموش نکنید
- کارمندان را تشویق کنید
برنامه ریزی داشته باشید
برنامه ریزی در هر زمینه‌ای مهم و ضروری می‌باشد. برنامه ریزی به شما کمک می‌کند تا ذهن خودتان را از قبل آماده کنید. آمادگی همواره باعث استفاده صد در صد از فرصت ها می‌شود. همین موضوع می‌تواند در نهایت باعث تشکیل جلسات موثرتری شود. شما باید مشخص کنید که می‌خواهید در جلسات خود راجع به چه چیزهایی صحبت کنید و چگونه می‌خواهید روی کارمندان خود تاثیر بگذارید. هر چقدر شما دید بازی نسبت به فعالیت هایی که قرار است انجام دهید داشته باشید، راحت‌تر می‌توانید افراد را قانع کنید.
سعی کنید برنامه ریزی خودتان را روی یک برگه کاغذ بنویسید و آن را روی میز هنگام جلسه روبروی خود داشته باشید. با این کار می‌توانید هم مدیریت زمان خوبی داشته باشید و هم روی برنامه‌ریزی خود باقی بمانید. سعی کنید که در برنامه‌ریزی به فکر کارمندان نیز باشید و صلاح آن ها را نیز در هنگام نوشتن برنامه در نظر بگیرید. اگر شما از قبل یک برنامه آماده کنید می‌توانید تمام نکات کوچک و ریز را در برنامه خود بنویسید. همین نکات کوچک و ریز باعث می‌شوند تا شما حس اعتماد و خوب کارمندان خود را جلب کنید و تاثیر بیشتری روی آن ها بگذارید.
اگر برگزاری جلسه ضرورتی ندارد، آن را لغو کنید
توجه کنید که برای برگزاری جلسات موثر شما باید از ضرورت برگزاری جلسه مطمئن شوید. اگر شما حتی برای کوچک‌ترین چیز ها و بی‌اهمیت‌ترین چیز ها نیز به برگزاری جلسات بپردازید، ناخودآگاه در ادامه روند برگزاری جلسات حس بی‌فایده بودن را تزریق می‌کنید. حتی اگر جلسات شما مهم نیز باشند کارمندان دیگر آن حسی که باید را به جلسات نخواهند داشت. همین موضوع باعث می‌شود که از تمام تمرکز و توان خودشان حین جلسات بهره نبرند و تاثیر گذاری جلسات شما تا حد بسیار زیادی پایین‌تر می‌آید. قبل از برگزاری جلسات این سوال را از خود بپرسید که آیا برگزاری این جلسه لازم است؟ آیا اگر این جلسه را برگزار نکنم به بخشی از کسب و کار آسیب وارد می‌شود؟ اگر پاسخ شما به سوالات خیر می‌باشد؛ بهتر است که به سراغ برگزاری جلسات نروید. تنها هنگامی جلسه برگزار کنید که به دنبال یک نکته حیاتی هستید و می‌خواهید یک تغییر بزرگ ایجاد کنید.
به استراحت کارمندان دقت داشته باشید
برای برگزاری جلسات موثر شما باید صلاح کارمندان را در نظر داشته باشید. شما نمی‌توانید انتظار داشته باشید که جلسه خودتان را سه ساعت طول دهید و در این سه ساعت تمام تمرکز کارمندان را به خودتان جذب کنید. برای بهبود کیفیت جلسات و بیشتر کردن تاثیر گذاری، بهتر است که شما هر یک ساعت یک بار یک تایم استراحت به کارمندان خود بدهید تا آن ها بتوانند انرژی از دست رفته خودشان را بازپس گیرند. این زمان استراحت می‌تواند راندمان کاری را تا حد بسیار زیادی افزایش دهد و باعث بهبود تمرکز کارمندان شود. پس برای برگزاری جلسات موثر تر، اجازه دهید تا کارمندان هم به ذهن خود استراحت دهند و هم بدن خودشان را کمی تکان دهند.
المان های پرت کننده حواس را از بین ببرید
حواس پرتی می‌تواند تأثیرات بسیار مخربی هنگام برگزاری جلسات داشته باشد. پس برای برگزاری جلسات موثر شما باید المان های حواس پرتی را به طور کامل از بین ببرید. مطمئن شوید که اتاقی که جلسه در آن برگزار می‌شود، از هر گونه آلودگی صوتی و تصویری عاری می‌باشد. هیچ گونه صدایی جز صدای فردی که در حال صحبت می‌باشد نباید در اتاق جلسه شنیده شود. بهتر است که اتاق جلسه اتاقی به دور از سایر بخش های اداره باشد تا آلودگی های دیداری و رفت و آمد های زیاد باعث حواس پرتی کارمندان نشود. تلفن های همراه عامل بسیار تاثیر گذاری در حواس پرتی می‌باشد. پس بهتر است قبل از جلسه به صورت محترمانه از افراد خواهش کنید تا تلفن های همراه خودشان را خاموش کند یا آن را روی حالت بی‌صدا قرار دهند. اعلان های لپ‌تاپ ها و تلفن های همراه و حتی ساعت‌های هوشمند باید به‌طور کامل خاموش شوند.
در جلسات خود به صلاح جمع فکر کنید
داشتن رویکرد جمعی از دیگر مواردی می‌باشد که می‌تواند به برگزاری جلسات موثر کمک کند. شما باید هنگام برگزاری جلسات و هنگام بیان فرمول ها و نکات صلاح جمع را مد نظر خودتان داشته باشید. با این کار می توانید ارزش بیشتری به جلسه ببخشید. وقتی شما در جلسات کاملاً روی فردیت تمرکز می‌کنید، به صورت ناخودآگاه احساس بی‌ارزش بودن را به کارمندان القا می‌کنید. این احساس بی‌ارزش بودن می‌تواند راندمان کاری آن ها را کاهش دهد و در نهایت می‌تواند باعث کم شدن سرعت رشد پیشرفت شما شود. جامعه سالاری و به فکر کل کارمندان بودن هنگام برگزاری جلسات می‌تواند باعث ایجاد حس خوب در کارمندان شود و ایده های خلاقانه‌ی آن ها را پرورش دهد. پس برای بهبود کسب و کار خودتان نیز که شده حتما صلاح جمع را هنگام برگزاری جلسات مد نظر خودتان داشته باشید.
تا آنجا که می‌شود جلسات را کوتاه برگزار کنید
که هیچ محدودیت زمانی برای برگزاری جلسات وجود ندارد. اما اگر می‌خواهید جلسات موثر تری برگزار کنید، بهتر است که زمان جلسات را کوتاه‌تر کنید. سعی کنید که نکات اصلی و کلی را به صورت خلاصه وار بیان کنید تا بتوانید در زمان صرفه جویی کنید. تجربه ثابت کرده جلساتی که بیشتر از یک ساعت طول می‌کشند معمولاً بازدهی خوبی ندارند. پس بعد از گذشت یک ساعت شما نمی‌توانید توقع پرانرژی بودن را از افراد حاضر در جلسه داشته باشید.
یک مکان مناسب برای برگزاری جلسات انتخاب کنید
اگر می‌خواهید به برگزاری جلسات موثر بپردازید بهتر است که یک مکان مناسب را برای برگزاری جلسات انتخاب کنید. پیشتر برای شما گفتیم که هیچ گونه عامل حواس‌پرتی نباید در اطراف اتاق جلسه وجود داشته باشد. بله این موضوع کاملاً درست است اما به خرج دادن کمی خلاقیت در زمینه برگزاری جلسات می‌تواند تاثیرگذاری آن را افزایش دهد. برای مثال شما می‌توانید یک کافه و یا یک رستوران، را اجاره کنید تا بتوانید در جلسات خود را در آنجا برگزار کنید. حتی می‌توانید یک سفر کوتاه به خارج شهر داشته باشید تا بتوانید هم یک سفر تفریحی برای کارمندان خود داشته باشید و هم به برگزاری جلسات موثر تری بپردازید. مطمئن باشید که نکاتی که در این جلسات به کارمندان گوشزد می‌کنید برای مدت بسیار طولانی در ذهن آن ها باقی خواهد ماند. خاطرات خوب همواره در ذهن نقش می‌بندد. اجازه دهید که نکاتی که در جلسه گفته می‌شود همراه این خاطرات خوب شکل بگیرد.
مکالمه داشته باشید
حرف زدن هنر اصلی‌ای می‌باشد که می‌تواند برای برگزاری جلسات موثر به شما کمک کند. سعی کنید که در هنگام برگزاری جلسه مکالمه داشته باشید. با کارمندان خود حرف بزنید و از آن ها بخواهید که اگر نکته‌ای را می‌دانند به سخنان شما اضافه کنند. از آن ها سوال بپرسید و آن ها را مجبور کنید که با شما و سایر کارمندان حرف بزنند. هر چه افراد بیشتر حرف بزنند احساسات درونی آن ها بیشتر بیرون می‌ریزد. همین موضوع باعث می‌شود تا هم احساس بدی درون آن ها نسبت به شما و سایر کارمندان وجود نداشته باشد و هم اگر ایده‌ای سازنده وجود دارد همه افراد از آن باخبر شوند. هدف برگزاری جلسات گوشزد کردن برخی نکات و پرسیدن نظر افراد می‌باشد. پس بدون حرف زدن نمی‌توان هیچ کدام از این اهداف را عملی کرد.
از تکنولوژی بهره ببرید تا به برگزاری جلسات موثر بپردازید
برای برگزاری جلسات موثر از ابزار های ارتباطاتی بهره ببرید. تکنولوژی های گوناگونی امروزه طراحی و تولید شده‌اند که می‌توانند به ما کمک کنند راحت‌تر با کارمندان ارتباط بگیریم و نکات را در قالب های مناسب‌تری به آن‌ها ارائه دهیم. استفاده از انواع مختلف ابزار های ارتباطی مانند مانیتور ها، و سیستم های صوتی و تصویری، و پرده های نمایش می‌تواند به شما کمک کند تا به صورت موثرتری به برگزاری جلسات بپردازید. هر چه استفاده شما از تکنولوژی بیشتر باشد هم جلسه سریع‌تر به پایان می‌رسد و هم نکات به صورت جذاب‌تری در ذهن کارمندان نقش می‌بندند. استفاده از روش های نوین برای گوشزد کردن نکات می‌تواند باعث شود تا سخنان راحت‌تر در ذهن کارمندان ثبت و ضبط شوند و تاثیر گذاری خوبی داشته باشد.
منحرف نشوید
برای برگزاری جلسات موثر شما به هیچ عنوان نباید از بحث اصلی منحرف شوید. هنگامی که می‌خواهید به برگزاری جلسه بپردازید باید راجع به یک موضوع بسیار مهم و حیاتی صحبت کنید. پس سعی کنید که به هیچ عنوان از این موضوع حیاتی دور نشوید و روی آن باقی بمانید. دور شدن از بحث علاوه بر این که می‌تواند زمان جلسه را بی‌خودی به درازا بکشد، باعث سردرگمی کارمندان نیز می‌شود. سعی کنید روی اصل مطلب باقی بمانید و با سخنان بی‌ربط ارزش نکته اصلی را پایین‌تر نیاورید.
زبان بدن یکی از ابزارهای اصلی برای برگزاری جلسات موثر می‌باشد
شما می‌توانید از ابزار های ساده برای جلب توجه بهره ببرید. زبان بدن یکی از این ابزار ها می‌باشد که می‌تواند در برگزاری جلسات موثر همراه و یاور شما باشد. هنگامی که شما در حال صحبت کردن هستید می‌توانید با زبان بدن خود جذابیت سخنرانی خود را بالاتر ببرید. زبان بدن تاثیر ناخودآگاه شگفت انگیزی روی مخاطبین شما می‌گذارد. پس سعی کنید با استفاده از عضلات بدن خود هنگام صحبت کردن تاثیر گذاری حرف‌های خودتان را بالاتر ببرید و راحت‌تر روی ذهن کارمندان خود تاثیر بگذارید. به نحوه ایستادن و نشستن خود دقت و توجه زیادی داشته باشید.
سعی کنید که ارتباط چشمی خود را با افراد حاضر در جلسه حفظ کنید. استفاده از این تکنیک ها می‌تواند به شما کمک کند تا به برگزاری جلسات موثر تری بپردازید. سعی کنید خودتان را به طور کاملاً متمرکز جلوه دهید و اعتماد به نفس خوبی داشته باشید. طوری صحبت کنید که انگار از تمام حرف هایی که می‌زنید مطمئن هستید و اجازه ندهید که هیچ چیز حواس شما را پرت کند یا تمرکز شما را به هم بریزد. دست های خودتان را مرتبط با سخنانی که می‌گویید تکان دهید و اجازه دهید که بدن شما تاثیر گذاری خوبی روی مخاطبین داشته باشد.
جمع بندی کنید
جمع بندی تاثیر بسیار زیادی در برگزاری جلسات موثر دارد. هنگامی که شما جلسه خود را پایان دادید سعی کنید تمام نکات مهمی که در جلسه گفتید را یک بار دیگر بیان کنید. از افرادی که در جلسه حاضر هستند بخواهید که نکات مهم را برشمرند تا مطمئن شوید که تمام آن ها به سخنان شما گوش دادند. سعی کنید تا نکات جمع بندی‌شده را روی یک برد یادداشت کنید و از کارمندان بخواهید تا این نکات را یادداشت کند یا آن ها را به خاطر خود بسپارند. این موضوع باعث می‌شود تا یک جمع بندی و برآیند کلی از جلسه به وجود بیاید که می‌تواند یک خلاصه کاربردی و تاثیر گذار باشد.
هدف گذاری داشته باشید
برای برگزاری جلسات موثر هدف‌گذاری تاثیر داشته باشید. شما با هدف گذاری مشخص می‌کنید که در جلساتی که قصد دارید آن ها را برگزار کنید می‌خواهید به چه نکاتی اشاره کنید. هدف گذاری در واقع برنامه‌ریزی می‌باشد که کمی گسترده‌تر شده. با هدف گذاری شما مشخص می‌کنید که از امروز تا یک زمان نسبتاً بلند در آینده قصد دارید چه اقداماتی را انجام بدهید. برای مثال هدف گذاری باید برای پنج الی ده جلسه از قبل صورت بگیرد. با این کار شما متوجه می‌شوید که می‌خواهید در جلسه‌ی دهم به کجا رسیده باشید و چه نکاتی را گوشزد کرده باشید. اگر موفق شدید تمام هدف گذاری خودتان را اجرا کنید که آفرین بر شما. شما می‌توانید نام یک مدیر لایق بر روی خود بگذارید. اما اگر موفق نشدید به هدف‌گذاری خودتان دست پیدا کنید، نگران نباشید. تلاش کنید تا سرعت عمل خودتان را بالاتر ببرید و تاثیر گذاری خود را بیشتر کنید تا بتوانید راحت‌تر به هدف گذاری های خودتان دست پیدا کنید.
هنگام هدف گذاری سعی کنید که اولویت بندی خوبی داشته باشید و اهداف خود را به‌صورت لیست شده ارائه کنید. به ترتیب به هر کدام از آن ها که رسیدید یک تیک جلوی آن ها بزنید. این کار باعث می‌شود تا شما هنگام نگاه کردن به لیست نسبت به آینده دید بازتری داشته باشید و همچنین احساس خوبی از تیک زدن برخی از هدف گذاری های خود بگیرید.
جو دوستانه ایجاد کنید
درست است که برای برگزاری جلسات موثر همه چیز باید از پیش آماده باشد و جلسه باید نسبتاً جدی برگزار شود، اما ایجاد یک جو آزاد و دوستانه هیچ گاه نمی‌تواند باعث آسیب رسیدن به بدنه اصلی جلسه شود. سعی کنید تا آنجا که می‌توانید یک جو دوستانه ایجاد کنید و به دنبال گرفتن ایراد کارمندان و یا توبیخ کردن آن ها نباشید. هنگامی که از کارمندان خود سوالی می‌پرسید اجازه دهید تا توضیحات آن ها تمام شود. هنگام صحبت کردن وسط حرف آن ها نپرید و به آن ها نگویید ایده و یا نکته ای که در حال بیان آن هستند عملی نیست. برای این که بتوانید تاثیر گذاری خوبی روی کارمندان خود داشته باشید و باعث شوید تا کارمندان شما را الگوی خودشان قرار دهند، باید یک جو دوستانه ایجاد کنید. باید کاری کنید تا کارمندان حس کنند شما دوست آن ها هستید و می‌خواهید به آن‌ها کمک کنید. تنها در این شرایط است که می‌توانید تاثیر گذاری خوبی روی آن ها داشته باشید.
نقاط مثبت کسب و کار و موفقیت ها را بیان کنید
بهتر است که در اول جلسه به نکات مثبت و موفقیت ها اشاره کنید. این موضوع تاثیر شگفت انگیزی در برگزاری جلسات موثر دارد. شما با این کار در اول جلسه حس خوبی را در سرتاسر اتاق جلسه پخش می‌کنید. همین موضوع می‌تواند تاثیر بسیار خوبی در ادامه برگزاری جلسات شما داشته باشد. اشاره کردن به نکات مثبت احساس خوبی را به کارمندان شما القا می‌کند و باعث افزایش اعتماد به نفس آن ها می‌شود. هر چه اعتماد به نفس جمعی یک گروه بیشتر شود، کار گروهی راحت‌تر ادامه پیدا می‌کند و افراد بیشتر از توانایی هایشان بهره می‌برند.
شما با شمردن نکات مثبت و مرور کردن موفقیت هایی که در گذشته به آن ها دست پیدا کرده‌اید می‌توانید هم نوعی تشکر از کارمندان خود داشته باشید و هم به آن ها روحیه بدهید. در واقع تمام این فعالیت ها و اقدامات می‌توانند به شما کمک کند تا به عنوان یک مدیر موفق و دوست‌داشتنی از صد در صد قابلیت های کارمندان خود بهره ببرید تا کسب و کار خود را به پیشرفت برسانید. این سیاست ها به شما کمک می‌کنند تا هم خودتان را فردی دوست‌داشتنی جلوه دهید و هم به کارمندان خود احساس خوبی را القا کنید.
شوخ طبعی را فراموش نکنید
شوخ طبعی نیازه جلسه‌ای می‌باشد. هیچ کس جلسات خشک و سیاه را دوست ندارد. برای برگزاری جلسات موثر نیاز دارید تا از شوخ‌طبعی استفاده کنید تا بتوانید خنده و شادی و انرژی مثبت را در جلسه ایجاد کنید. اجازه ندهید تا شوخ‌طبعی مسیر اصلی جلسه شما را منحرف کند. تنها از آن به عنوان یک ابزار برای تلطیف فضا بهره ببرید.
نظم را فراموش نکنید
منظم بودن تاثیر بسیار زیادی در برگزاری جلسات موثر دارد. شما با برنامه ریزی می‌توانید به صورت منظم روند برگزاری جلسه را مدیریت کنید. اما برنامه ریزی به تنهایی نمی‌تواند باعث به وجود آمدن نظم شود. هنگام برگزاری جلسه سعی کنید مدیریت خوبی داشته باشید و سر موقع لیست برنامه‌ریزی‌شده خودتان را اجرا کنید. اجازه ندهید هیچ چیز شما را از لیستی که نوشته‌اید دور کند. البته کمی انعطاف پذیری در این زمینه ایرادی ندارد اما شما نباید به هیچ عنوان فاصله زیادی با برنامه‌ریزی خودتان بگیرید. سعی کنید تا جلسات را به موقع برگزار کنید و به موقع به اتمام برسانید. این کار باعث می‌شود تا کارمندان آمادگی ذهنی بیشتری داشته باشند و راحت‌تر به نکات شما توجه داشته باشند.
کارمندان را تشویق کنید
بد نیست که برای تلطیف فضا شما قبل از برگزاری بدنه اصلی جلسه، کارمندانی که در آن ماه یا در آن هفته به عنوان کارمندان نمونه انتخاب شده‌اند را معرفی کنید و از زحمات آن ها تشکر کنید. این کار می‌تواند انرژی مثبت موجود در جلسه را در همان ابتدا بسیار بهتر کند و به شما کمک کند تا روند راحت‌تری برای شروع اصل مطلب داشته باشید. تشویق کردن همواره می‌تواند توان و انرژی را برای انجام فعالیت ها چندین برابر کند. با تشویق کردن افراد می‌توانید از توانایی های درونی آن ها بیشترین استفاده را ببرید و کسب و کار خود را راحت‌تر به سمت پیشرفت هدایت کنید.
خلاصه
ما در این محتوای طولانی تلاش کردیم تا برای شما نکاتی را بیان کنیم که می‌توانند در برگزاری جلسات موثر کمک کننده باشند. همه ما به عنوان انسان هایی که قدرت تفکر داریم باید از نکاتی بهره ببریم که می‌توانند تاثیرگذاری سخنان ما را بیشتر کنند. مواردی که ما آن ها را در این محتوا برای شما آوردیم علاوه بر بهبود مهارت های فردی و مدیریتی شما، می‌توانند به برگزاری جلسات موثر کمک شایانی کنند. اگر شما مدیر هستید بهتر است که تمامی این مهارت ها را فرا گیرید تا بتوانید با استفاده از آن ها کسب و کار خودتان را به خوبی مدیریت کنید.
در کنار این موارد اگر قصد دارید تا از خدمات دیجیتال مارکتینگ بهره ببرید و به دنبال روش‌های نوین برای رشد کسب‌وکار خودتان هستید؛ و یا حتی می‌خواهید در این اینستاگرام و شبکه های اجتماعی گوناگون فعالیت تاثیرگذارتری داشته باشید، به شما پیشنهاد می‌کنیم که با پشتیبانان سایت ما یعنی احسانشووون ارتباط بگیرید. ما در این زمینه به شما کمک می‌کنیم تا راحت‌تر مسیر پیشرفت را طی کنید.
